Processus de conventionnement et d'accès pour les cotraitants, autres partenaires ou prestataires utilisant le Dossier unique du demandeur d’emploi (DUDE)

L’annexe 2 de la convention tripartite pluriannuelle signée entre l’Etat, l’Unédic et Pôle emploi le 2 avril 2009 définit les modalités d’accès au DUDE des partenaires et des prestataires participant au service public de l’emploi. La convention d’application de l’annexe 2 à la convention tripartite pluriannuelle signée par les trois mêmes parties le 9 mars 2011 rationnalise la procédure de conventionnement et d’habilitation au DUDE pour les cotraitants et autres partenaires ou prestataires utilisant le DUDE. Ce processus couvre l’ensemble des situations de conventionnement qui peuvent être rencontrées au niveau local.

L’avis que la CNIL a rendu, le 18 juillet 2011, sur cette procédure de conventionnement, autorise désormais la mise à disposition de ces documents qui se substituent à tout autre pour les accords relatifs au DUDE que vous devrez formaliser à compter de la réception de cette instruction. Les conventions en cours continuent d’être gérées selon les modalités antérieures.

C’est ainsi que quatre situations ont été identifiées et ont donné lieu à la rédaction de quatre conventions-type proposées en annexe de la présente instruction ; il s’agit de la situation des :

- partenaires ayant une représentation nationale, pour lesquels une convention de partenariat relative au DUDE doit être signée entre l’Etat, Pôle emploi et le représentant national du partenaire puis chaque partenaire local signe une demande d’adhésion au DUDE,

- partenaires n’ayant pas de représentation nationale, dans ce cas, la convention de partenariat relative au DUDE est signée entre l’État, Pôle emploi et le partenaire,

- prestataires de l’Etat ou de Pôle emploi, qui signent un contrat d’adhésion au DUDE,

- prestataires du partenaire pour lesquels, la convention d’adhésion au DUDE doit être signée entre le partenaire et son prestataire.

En outre, l’avis de la CNIL permet d’étendre l’accès au DUDE à deux nouveaux partenaires pour leur permettre de faciliter l’insertion ou la reconversion professionnelle des publics dont ils ont la charge ; il s’agit des Maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) et de l’Agence défense mobilité.

Une convention de collaboration conclue au niveau de chaque département entre le service public de l’emploi et la maison départementale et à laquelle s’adossera l’adhésion au DUDE est proposée à la signature des MDPH. Quant à l’Agence défense mobilité, la mise à disposition du DUDE auprès des militaires occupant des fonctions de conseillers en emploi au sein des pôles régionaux et des antennes rattachées à ces pôles sera concrétisée grâce à une convention DUDE qui complètera la convention cadre nationale de collaboration signée le 14 juin 2010 entre le ministère de la défense et Pôle emploi.

Une information vous parviendra dès que les conventions nationales seront signées avec ces deux nouveaux partenaires afin que vous puissiez proposer l’adhésion à vos partenaires locaux.

Il est rappelé que si les données contenues dans le DUDE font l’objet de traitements spécifiques par le partenaire ou le prestataire, il leur revient d’effectuer préalablement les formalités de déclaration auprès de la CNIL.

Le principe selon lequel les conventions DUDE produisent leur effet tant que la convention partenariale support ne les dénonce pas n’est pas remis en cause.

Le directeur général adjoint,
Clients, services et partenariat
Bruno Lucas

Annexe 1 : Modalités de conventionnement

En application de l’article 4 de l’annexe 2 à la convention pluriannuelle du 2 avril 2009 conclue entre l’Etat, l’Unédic et Pôle emploi, le DUDE est accessible à des organismes intervenant auprès des demandeurs d’emploi, afin de renforcer l’efficacité de leur mission respective en vue de leur reclassement.

A ce titre les services de l’Etat et Pôle emploi peuvent être amenés à faire appel à des organismes travaillant dans le domaine de l’insertion professionnelle et du placement. Ces organismes partenaires peuvent eux-mêmes le cas échéant faire appel à des prestataires.

Trois types de conventionnement sont possibles.

I. Accès au DUDE par les partenaires de l’Etat et de Pôle emploi

Une convention de partenariat conclue entre l’Etat, Pôle emploi et le partenaire détermine les modalités selon lesquelles le partenaire accède au DUDE.

Deux cas peuvent se présenter.

1- Le partenaire a une représentation nationale

Une convention nationale de partenariat est signée entre l’Etat, Pôle emploi et le représentant national du partenaire.

Est annexée à cette convention nationale de partenariat un modèle de demande d’adhésion au DUDE. La demande d’adhésion signée par le partenaire local est adressée à la structure de déploiement du DUDE placée sous la responsabilité de Pôle emploi.

La demande d’adhésion au DUDE comporte en pièces jointes :

a) Les données du DUDE mises à disposition du partenaire local, en consultation et le cas échéant en saisie (pièce jointe n° 1),
b) Les conditions générales d’accès au DUDE (pièce jointe n° 2),
c) Les formulaires de nomination et de révocation du responsable de gestion de comptes (RGC) et d’habilitation nominative des utilisateurs du DUDE (pièce jointe n° 3),
d) Le référentiel de services opérationnels (pièce jointe n° 4).


2- Le partenaire n’a pas de représentation nationale

Une convention de partenariat est signée entre l’Etat, Pôle emploi et le partenaire.

La convention de partenariat comporte en pièces jointes :
a) Les données du DUDE mises à disposition du partenaire, en consultation et le cas échéant en saisie (pièce jointe n° 1),
b) Les conditions générales d’accès au DUDE (pièce jointe n° 2),
c) Les formulaires de nomination et de révocation du responsable de gestion des comptes (RGC) et d’habilitation nominative des utilisateurs du DUDE (pièce jointe n° 3),
d) Le référentiel de services opérationnels (pièce jointe n° 4).

II. Accès au DUDE par les prestataires de l’Etat ou de Pôle emploi

Les prestataires de l’Etat ou de Pôle emploi signent un contrat d’adhésion.

Ce contrat d’adhésion comporte en pièces jointes:

a) Les données du DUDE mises à disposition du prestataire en consultation et le cas échéant en saisie (pièce jointe n° 1),
b) Les conditions générales d’accès au DUDE (pièce jointe n° 2),
c) Les formulaires de nomination et de révocation du responsable de gestion des comptes (RGC) et d’habilitation nominative des utilisateurs du DUDE (pièce jointe n° 3),
d) Le référentiel de services opérationnels (pièce jointe n° 4).

III. Accès au DUDE par les prestataires des partenaires

Une convention d’adhésion au DUDE est signée entre un partenaire et son prestataire ; elle reprend les obligations souscrites par le partenaire au titre d’une convention de partenariat.

La convention d’adhésion comporte en pièces jointes :
a) Les données du DUDE mises à disposition du prestataire en consultation et le cas échéant en saisie (pièce jointe n°1),
b) Les conditions générales d’accès au DUDE (pièce jointe n° 2),
c) Les formulaires de nomination et de révocation du responsable de gestion des comptes (RGC) et d’habilitation nominative des utilisateurs du DUDE (pièce jointe n° 3),
d) Le référentiel de services opérationnels (pièce jointe n° 4).


Consulter les fac-similés des dossiers à compléter :

- partenaire ayant une représentation nationale
- partenaire n’ayant pas de représentation nationale
- prestataire de l’Etat ou de Pôle emploi
- prestataire du partenaire